El monitoreo de activos como elemento de valor agregado en el proceso operativo

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El monitoreo de activos en el proceso operativo puede llegar a  ser un reto para muchas organizaciones, generalmente se posee ya una plataforma de monitoreo de activos que sirve para cumplir regulaciones mínimas requeridas o facilitar las actividades de supervisión y seguimiento, pero se obvia que un sistema de monitoreo puede ser un gran aliado al momento de añadir valor a los diferentes procesos.

Antes de enfocarnos en el valor agregado vamos realizar una pequeña definición de conceptos a fin de sintonizar al lector en lo que vamos a profundizar:

Software de Monitoreo de activos: El software de monitoreo de activos es una herramienta tecnológica diseñada para rastrear, gestionar y supervisar activos físicos o digitales dentro de una organización. Este tipo de software permite a las empresas tener una visión en tiempo real del estado, ubicación, rendimiento y ciclo de vida de sus activos, lo que facilita la toma de decisiones informadas, la reducción de costos, y la optimización del uso de recursos.

Tomando en consideración esto, ¿Qué casuísticas de software de monitoreo de activos podemos tener en nuestra organización?

Haciendo un claro alejamiento de sistemas de monitoreo de videovigilancia en sí, un sistema de monitoreo de activos está más relacionado en la información a nivel de sensores que el activo puede entregar, por ejemplo:

Eso significa que nuestro activo necesariamente tiene conectado 1 o más sensores que capturan esa información y provee dicha información a un centro de procesamiento de datos.

Bajo ese concepto podríamos considerar como sistemas de monitoreo de activos:

Como pueden apreciar líneas arriba, al hablar de “sistemas” estamos considerando a un conjunto de recursos, sean informáticos o humanos que buscan organizar y procesar información o son parte de un proceso. Hemos hablado de sistemas que son ampliamente conocidos pero el valor agregado es lo que hace la diferencia de un sistema de monitoreo a una solución de monitoreo de activos que arroja valor a la organización. Y para esto nada mejor que un ejemplo.

Muchos años atrás fuí jefe de un proyecto para el gobierno del Perú cuya función era monitorear embarcaciones pesqueras, el proyecto consistía en construir un sistema de seguimiento satelital para conocer la ubicación de embarcaciones pesqueras y determinar si estas o no habían ingresado a zonas prohibidas o habían realizado actividades de pesca no autorizadas que podía deducirse por su velocidad, rumbo y posición geográfica en el mar. El procesamiento de la infracción pesquera se determinaba por el recorrido de la embarcación, su rumbo y si habían accedido a una zona respectiva o no. Hasta allí no hay diferencia de otra solución de seguimiento satelital que pueda desarrollarse a medida y a solicitud de la organización. 

El valor agregado se dio al conocer más a fondo el negocio de la entidad de gobierno, que parte de sus actividades consistía en enviar supervisores a los puertos pesqueros e inspeccionar las embarcaciones que llegaban a fin de determinar si habían cometido o no infracciones. Los inspectores o supervisores cuando veían una embarcación llegar, llamaban a la central de monitoreo, ya sea por radio o telefonía celular (no había conexión a internet) y dictaban la placa y el agente de monitoreo en la central indicaba si la embarcación había cometido o no infracciones. El proceso era ese, la central de monitoreo tenía cerca de 10 operarios cuya función principal era contestar llamadas de los supervisores en puertos. 

Hasta que encontramos el valor agregado, dado que los supervisores en puerto no podían usar una aplicación móvil en android o ios para consultar si la embarcación había cometido infracción o nó, desarrollamos un sistema de comunicación vía SMS que permitía al supervisor en puerto enviar un mensaje de texto a un número celular que le pertenecía al sistema desarrollado, el mensaje contenía la matrícula de la embarcación y el sistema respondía los mismos datos que un agente del centro de llamadas proporcionaba.  

Este pequeño cambio aceleró los tiempos de respuesta y redujo la carga procesal de la entidad de gobierno drásticamente, al ya no necesitar más agentes que contestaran el teléfono, y permitir a los supervisores tener respuestas inmediatas para tomar decisiones al momento. Este modelo fue copiado por otras agencias gubernamentales de supervisión pesquera en muchas partes del mundo y la entidad del gobierno peruano ganó reconocimiento en diversos foros y simposios compartiendo su experiencia de mejora.

A raíz de esta experiencia que he compartido podemos determinar lo siguiente:

Si bien el desarrollo del “sistema” es importante, el valor agregado se logra entendiendo los procesos del negocio y encontrando los puntos clave donde puede el “sistema” mejorar y ayudar de forma resaltante a la organización. No basta con tener la información digitalizada, es necesario que el “sistema” logre una diferencia en competitividad para la organización frente a organizaciones similares, de lo contrario solo se habrá optimizado la captura de la información más no la operación o el negocio.

Y otra enseñanza capturada de este ejemplo, es que el sistema no debe de optimizar todos los procesos, porque sencillamente hay procesos que no deberían existir. Supongamos que nosotros hubiéramos escuchado la necesidad del cliente (en este caso la agencia de gobierno) y ellos nos hubieran expresado su necesidad, entregar la información del comportamiento de las embarcaciones a través de los agentes del centro de llamadas a los supervisores en puerto.  En ese caso nosotros hubiéramos desarrollado mejores interfaces más amigables para los agentes del centro de llamadas que les permitieran entregar la información más precisa y rápida, sería una mejora pero no un valor agregado.

Es allí donde el paradigma de automatizar los procesos existentes al momento de implementar soluciones debe de ser contrastado y hacer la pregunta : ¿Este proceso o actividad, es necesario que se realice?, si la respuesta pone en duda la existencia del proceso, generalmente la respuesta es no. 

De modo que el valor agregado no siempre está en el proceso, sino en la confrontación del proceso mismo ante la existencia del “sistema” a implementar.

Resumen en 5 puntos de la lectura que espero les ayude:

Monitoreo de activos: Las organizaciones suelen implementar plataformas de monitoreo de activos para cumplir con regulaciones mínimas, pero muchas veces no aprovechan su potencial para añadir valor a los procesos operativos.

Definición de software de monitoreo de activos: Es una herramienta que rastrea y gestiona activos físicos o digitales, proporcionando datos en tiempo real sobre su estado, ubicación y rendimiento, ayudando a optimizar el uso de recursos y la toma de decisiones.

Aplicaciones del monitoreo de activos: Ejemplos incluyen sistemas que monitorean humedad en sembradíos, maquinaria pesada, vehículos, niveles de agua, velocidad del viento y corrosión en tuberías, utilizando datos de sensores.

Caso de estudio en Perú: Un proyecto de monitoreo satelital de embarcaciones pesqueras añadió valor al implementar un sistema de consultas vía SMS, reduciendo la carga burocrática y mejorando la eficiencia de los supervisores en los puertos.

Lección clave: El verdadero valor agregado de un sistema no solo está en digitalizar o mejorar procesos, sino en cuestionar la necesidad de ciertos procesos, eliminando aquellos innecesarios y optimizando la competitividad de la organización.