Transformación Digital para Empresas

Es el proceso de rediseñar la forma en que una empresa opera usando tecnología: digitalización, automatización, integración de sistemas y optimización de procesos para mejorar eficiencia, productividad y resultados.

Prácticamente cualquier proceso basado en documentos, formularios, Excel o registros manuales: facturación, control de inventario, atención al cliente, abastecimiento, reportes y toma de decisiones. Analizamos tus procesos para priorizar los de mayor impacto.

La digitalización convierte información y procesos manuales en formato digital. La automatización hace que esos procesos digitales se ejecuten sin intervención manual: notificaciones, validaciones, registros e intercambio de información entre sistemas.

Es un plan que define qué procesos transformar, en qué orden, con qué tecnología y con qué resultados esperados, considerando los sistemas actuales, los objetivos de negocio y el retorno de la inversión de cada mejora.

Se mide comparando el impacto de cada mejora: reducción de tiempos, errores y costos, aumento de productividad y de capacidad operativa. En proyectos comerciales el retorno suele verse en pocos meses; en áreas de producción, en el ahorro y la eficiencia.

Existen muchos mitos sobre transformación digital, muchos consultores creen que es brindar software nuevo, pero en realidad es hacer que la tecnología actual se implemente en tu organización explícitamente en los procesos donde pueden generar valor, así que podría ser algo tan puntual como migrar tu centro de datos a la nube de Amazon (AWS), implementar una solución CRM comercial o migrar la forma de toma de decisiones de tu empresa, desde una forma manual a través correos anidados a un proceso de toma de decisiones automáticos basados en reglas de negocio.

La recomendación siempre es atacar procesos pequeños que aporten valor inmediato para que la organización sienta las ventajas de este nuevo camino e ir incrementando poco a poco la confianza de todos los actores de la organización. Generalmente estos procesos se «sustentan solos» por el ROI que generan y se generan en entregables cortos tipo «pilotos» de validación inmediata y mejora continua, donde se busca una alta «rotación» en la entrega de valor, es decir, se mejora proceso -> se ve retorno -> se mejora proceso -> se ve retorno y así sucesivamente.

El ROI va a depender del área o proceso a transformar, por ejemplo si hablamos del área comercial, los resultados empiezan a verse desde el primer mes, y dado que es un área que genera recursos inmediatos, el retorno de la inversión puede darse en pocos meses. Si hablamos de áreas de producción, el retorno de la inversión se rescata en el ahorro y en la eficiencia y calidad de los resultados, pero podría afirmarse que el retorno de la inversión se da entre 2 a 3 meses en promedio, acelerado por la aplicación de inteligencia artificial en los procesos.

La respuesta corta es NO, transformación digital no es reemplazar tu ERP o CRM o sistemas de soporte si ya los tienes, es puntualmente analizar tus procesos actuales e identificar donde la tecnología actual puede acelerar los procesos que están o no digitalizados, generalmente se encuentras «espacios» o brechas no digitalizadas donde se da la oportunidad de mejora, aumento de la eficiencia de producción, actualización de sistemas puntuales o reemplazo de infraestructura de cómputo. Así que la mayoría de los casos es optimizar los recursos existentes y crear conectores que los hacen realmente rentables.

Es muy común que las Pymes o hasta medianas empresas no cuenten con equipos de sistemas y generalmente tercericen esa labor; o toda la labor técnica de administración de sistemas esté bajo responsabilidad de 1 o 2 personas a lo mucho. Lo que hacemos es después de brindar el servicio de transformación digital u optimización de algún área o proceso en particular, brindamos un servicio de soporte u acompañamiento durante un periodo de tiempo establecido, donde acompañamos al personal técnico o a los responsables de tecnología a estabilizar la adopción de las soluciones.

Una vez ese personal se sienta seguro de continuar se procede a la transferencia de conocimiento del soporte en caso lo desee o se continua con el soporte permanentemente, generalmente los beneficios entre ahorro y rentabilidad que gana la organización supera enormemente los costos del servicio de soporte, por ende tenemos casos de clientes que superan en 3 o 5 años el soporte continuo que le damos.

Entre los diversos beneficios es el factor de diferenciación que se da brinda al mercado, por ejemplo tenemos un caso de un taller mecánico (uno de los más grande del Perú) que trabajó con nuestro equipo de consultores y pudo diferenciarse frente a su mayor cliente (empresas aseguradoras que derivaban autos con siniestros cubiertos por el seguro a sus talleres), automatizando todo su proceso de recepción, evaluación, producción y entrega de vehículos reparados, dándole indicadores en tiempo real, reduciendo costos en la optimización de recursos y tiempos y generando valor a los usuarios del seguro al sentir que todo estaba bajo control.

Eso aumentó su factor de diferenciación incrementando su operación en 3 años en casi el 50% (siendo conservadores). Si bien el objetivo no fue el vender más, fue la consecuencia de optimizar sus procesos con tecnología actualizada y procesos bien establecidos.

El primer paso antes de iniciar el proyecto es un estudio de factibilidad que realizamos de nuestra parte para conocerlos a ustedes y ustedes nos conozcan, las diapositivas aguantan todo, sin embargo analizamos su empresa con los principales actores y definimos si la organización esta preparada para hacer un proyecto de transformación digital.

Dado que estos proyectos suelen romper en su mayoría de casos estructuras de procesos y cultura organizacional muchas veces arraigada por años, iniciamos un piloto de un proceso pequeño que necesite urgente mejora, este será tratado como proyecto piloto donde nos conoceremos y veremos las debilidades y fortalezas, y en función a ese proyecto evaluaremos si continuamos con demás áreas o sencillamente no somos el proveedor para ustedes.

Una vez que decidimos el proyecto piloto, se recibirá un documento de alcance del proyecto, con informes semanales de progreso, el proyecto piloto entrega resultados desde el primer mes y no durará más de 3 meses, y en función a eso podremos conocer con bajo costo para ustedes y poco riesgo para nosotros el real estado situacional, la cultura y espíritu de su organización. Una vez terminado el proyecto piloto, haremos una acta de cierre y entregamos un informe de mejoras potenciales con su ROI calculado dándoles a ustedes una hoja de ruta de mejoras claras y realistas, junto con su impacto económico en beneficios e inversión.

Sí, la única condición es que tus proveedores estén dispuestos y colaborativos a compartir la información que tu autorices y brinden «accesos» para obtener la información relevante de forma automática en caso se necesite. La mayoría de los proveedores de software cumplen con estas solicitudes y recuerden que no buscamos reemplazarlos, sino potenciar el impacto positivo de estas soluciones en tu organización.

Probablemente si, nuestros consultores tienen más de 20 años de experiencia y contamos con una red de partners en diversas tecnologías e industrias que superan 30 años de experiencia. Ahora en caso no hayas trabajado específicamente en tu sector, lo investigaremos a fondo a fin de entregar una estrategia de transformación digital adaptada específicamente a tu negocio.